Journalhantering när privat verksamhet upphör

Journalskåp

Om en privat verksamhet inom hälso- och sjukvården upphör och vårdgivaren inte kan ta hand om patientjournalerna, kan den ansvarige ansöka hos Inspektionen för vård och omsorg (IVO) för omhändertagande av journalerna. 

Det finns särskilda bestämmelser för hur man hanterar privata vårdgivares journalarkiv när verksamheten upphör. Bestämmelserna gäller bland annat privatpraktiserande enskilda läkare, tandläkare, psykologer, sjukgymnaster och sjuksköterskor.

 

Fortsatt ansvar för journalarkivet

Om en enskild verksamhet inom hälso- och sjukvården inte ska drivas vidare ska vårdgivaren se till att verksamhetens patientjournaler tas om hand så att obehöriga inte kan ta del av patientuppgifterna enligt Socialstyrelsens föreskrifter 5 kap. 1 § SOSFS 2008:14.

Den som upphör med verksamheten ska

  • arkivera journalerna enligt de regler som gäller för att bevara journalhandlingar.
  • även i fortsättningen pröva patienters och närståendes begäran om att få ta del av patientjournaler.

Om den som bedrivit verksamheten har avlidit får dödsboet överta ansvaret för journalarkivet. Om vårdgivaren har gått i konkurs blir konkursförvaltaren ansvarig.

 

Om vårdgivaren inte kan ta ansvar för journalarkivet

Har vårdgivaren inte möjlighet att ta hand om de journaler som blir kvar när verksamheten upphör kan de handlingar som är tillräckligt gamla förstöras. Vårdgivaren kan sedan ansöka hos Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om att det resterande journalarkivet blir omhändertaget enligt bestämmelserna i 9 kap. 1 § patientdatalagen (2008:355) .

IVO kan också på eget initiativ besluta om att omhänderta ett journalarkiv, till exempel om:

  • yrkesutövaren blir sjuk
  • yrkesutövaren avlider
  • yrkesutövaren går i konkurs
  • yrkesutövaren flyttar utomlands
  • yrkesutövaren förlorar sin legitimation
  • verksamheten läggs ned av andra skäl.

I de fallen är det arkivmyndigheten i det aktuella landstinget som tar hand om patientjournalerna, alternativt arkivmyndigheten i den aktuella kommunen om kommunen inte tillhör något landsting (9 kap. 3 § patientdatalagen).


Ansök hos IVO om omhändertagande av journalarkiv

Ansök om omhändertagande av journalarkiv genom att skicka in följande uppgifter:

  • Information om vårdgivaren (kontaktperson, organisationsnummer, adress etc)
  • En beskrivning om varför vårdgivaren själv inte har möjlighet att ta hand om journalerna
  • Hur många journaler ansökan avser samt om det är pappers- eller elektroniska journaler.

 

Ansökan skickas till:

Inspektionen för vård och omsorg. För information om vilken tillsynsavdelning verksamheten ska skicka sin ansökan till läs om IVO:s regionala tillsynsavdelningar.


Överföring av journalarkivet till annan vårdgivare

I vissa fall kan en annan vårdgivare ta över ansvaret för den upphörande verksamhetens patienter. Då måste vårdgivaren som regel få godkännande från patienterna för att kunna lämna över deras patientjournaler till den nye vårdgivaren. Är det en större privat verksamhet som ska upphöra kan det vara svårt att hämta in samtycke från alla patienter.

 

Ett alternativ är att först informera patienterna om att en ny vårdgivare ska ta över ansvaret för vården och journalarkivet, samt att de kan motsätta sig detta. När den nya vårdgivaren sedan ska erbjuda en patient vård kan patienten lämna ett aktivt samtycke till detta (förutsatt att patienten inte har motsatt sig överförandet av patientjournalen).

 

Denna lösning motsvarar den som gäller vid sammanhållen journalföring och innebär ett gott integritetsskydd.

 

En patientjournal kan också lämnas till någon annan vårdgivare som patienten i fortsättningen själv väljer att vända sig till.