Journalhantering när privat verksamhet upphör

Journalskåp

Om en privat verksamhet inom hälso- och sjukvården upphör och vårdgivaren inte kan ta hand om patientjournalerna, kan den ansvarige ansöka hos Inspektionen för vård och omsorg (IVO) för omhändertagande av journalerna. 

Det finns särskilda bestämmelser för hur man hanterar privata vårdgivares journalarkiv när verksamheten upphör. Bestämmelserna gäller bland annat privatpraktiserande enskilda läkare, tandläkare, psykologer, sjukgymnaster och sjuksköterskor.

 

Fortsatt ansvar för journalarkivet

Om en enskild verksamhet inom hälso- och sjukvården inte ska drivas vidare ska vårdgivaren se till att verksamhetens patientjournaler tas om hand så att obehöriga inte kan ta del av patientuppgifterna enligt Socialstyrelsens föreskrifter 8 kap. 1 § HSLF-FS 2016:40.

Den som upphör med verksamheten ska

  • arkivera journalerna enligt de regler som gäller för att bevara journalhandlingar.
  • även i fortsättningen pröva patienters och närståendes begäran om att få ta del av patientjournaler.

Om den som bedrivit verksamheten har avlidit får dödsboet överta ansvaret för journalarkivet. Om vårdgivaren har gått i konkurs blir konkursförvaltaren ansvarig.

 

Om vårdgivaren inte kan ta ansvar för journalarkivet

Har vårdgivaren inte möjlighet att ta hand om de journaler som blir kvar när verksamheten upphör kan de handlingar som är tillräckligt gamla förstöras. Vårdgivaren kan sedan ansöka hos Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om att det resterande journalarkivet blir omhändertaget enligt bestämmelserna i 9 kap. 1 § patientdatalagen (2008:355).

IVO kan också på eget initiativ besluta om att omhänderta ett journalarkiv, till exempel om:

  • yrkesutövaren blir sjuk
  • yrkesutövaren avlider
  • yrkesutövaren går i konkurs
  • yrkesutövaren flyttar utomlands
  • yrkesutövaren förlorar sin legitimation
  • verksamheten läggs ned av andra skäl.

I de fallen är det arkivmyndigheten i det aktuella landstinget som tar hand om patientjournalerna, alternativt arkivmyndigheten i den aktuella kommunen om kommunen inte tillhör något landsting (9 kap. 3 § patientdatalagen).


Ansök hos IVO om omhändertagande av journalarkiv

Ansök om omhändertagande av journalarkiv genom att skicka in följande uppgifter:

  • Information om vårdgivaren (kontaktperson, organisationsnummer, adress etc)
  • En beskrivning om varför vårdgivaren själv inte har möjlighet att ta hand om journalerna
  • Hur många journaler ansökan avser samt om det är pappers- eller elektroniska journaler.

 

Ansökan skickas till: 
Inspektionen för vård och omsorg. För information om vilken tillsynsavdelning verksamheten ska skicka sin ansökan till läs om IVO:s regionala tillsynsavdelningar.