Personuppgifter i allmänna handlingar

IVO är en myndighet. Klagomål, tips och andra meddelanden som skickas in till oss blir därför som huvudregel allmänna handlingar.

Utgångspunkten är att IVO ska bevara allmänna handlingar. Personuppgifter som finns i sådana handlingarna kommer alltså som regel att finnas kvar hos oss och bevaras i våra arkiv. I vissa fall får allmänna handlingar gallras (dvs. raderas) men då krävs att det finns stöd för det i lag eller annan författning eller i beslut från Riksarkivet. Till exempel så får allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet eller efter ett år.

Allmänna handlingar diarieförs och registreras hos oss. De kan också komma att lämnas ut till den som begär det. Uppgifterna som skyddas av sekretess lämnas inte ut. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har IVO ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

Behandlingen av personuppgifter som krävs för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar och som sker med stöd av GDPR är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse. Krav på hantering av allmänna handlingar finns framförallt i offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen.