Ta del av handlingar

Centraliserad hantering av vissa ärendeslag

Följande verksamheter är centraliserade och hanteras av avdelningen i Stockholm (öst):

  • Tillsyn av verksamheter som hanterar blod och vävnader samt samordning av myndighetens blod- och vävnadsverksamheter.
  • Samordning av myndighetens verksamhet angående medicintekniska produkter och apotekstillsyn.
  • Hantering av ansökningar om förstöring av patientjournal.

Avdelningen i Örebro (mitt) prövar samtliga ansökningar om överflyttning av ärenden mellan kommuner enligt socialtjänstlagen.

Söka i diariet

Om du vill söka efter ärenden i IVO:s diarium tar du kontakt med någon av myndighetens registratorer.

Registratorerna nås på telefon via vår växel 010-788 50 00 eller e-post registrator.vss@ivo.se  (huvudregistrator).

 

Både Socialstyrelsen och IVO lämnar ut tillsynsärenden

Alla tillsynsärenden från 2010 och framåt finns hos IVO. Det innebär att den som vill begära ut tillsynsärenden från 2010 eller senare vänder sig hit. Samma sak gäller för socialtjänsttillståndsärenden.

Socialstyrelsen har hand om ärenden före 2010.

Lokala ärenden​

För lokala tillsynsärenden, exempelvis anmälningar enligt lex Sarah och lex Maria, kan du även kontakta IVO:s regionala tillsynsavdelningar direkt.
Frågor och svar kring utlämnande av information från IVO och andra myndigheter​.

 

Vad är en allmän handling?

En handling definieras strikt sett som information i en mängd olika former (pappershandlingar, datafiler, ljudband, etc.) som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel.

 

En allmän handling är en handling som förvaras hos, samt inkommit till, eller upprättats av, en svensk myndighet.

 

En handling är inkommen när den har anlänt till myndigheten eller kommit en behörig tjänsteman tillhanda. Det finns flera sätt på vilka en handling kan bli upprättad. Ett är att den expedieras, dvs. skickas iväg till någon utomstående. För handlingar som inte ska skickas iväg någonstans gäller att den är upprättad när den är färdigställd eller justerad.

 

En handling räknas som förvarad hos myndigheten när den finns tillgänglig fysiskt (t.ex. pappersdokument) eller tillgänglig med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller uppfattas på annat sätt.

 

Ta del av allmänna handlingar

Du kan alltid begära att få ta del av allmänna handlingar. När du begär ut allmänna handlingar prövar myndigheten om uppgifterna är offentliga.​

Den som begär ut en allmän handling som är offentlig, dvs. som inte skyddas av sekretess, har en grundlagsskyddad rättighet att få vara anonym och behöver heller inte uppge syftet med sin begäran. Uppgifter som är offentliga ska lämnas ut utan efterforskning. Om uppgifterna inte kan lämnas ut på grund av sekretess får IVO fråga vem som begär uppgifterna och i vilket syfte de ska användas.

 

Kontakta någon av myndighetens registratorer för att begära ut en allmän handling. Registratorerna nås på telefon via vår växel 010-788 50 00 eller via e-post (se under rubriken e-post till registrator).

 

​Säker utlämning via e-post

Många av de offentliga handlingar som IVO lämnar ut innehåller personuppgifter. Om e-posten skickas över öppet nät kan den läsas av alla som har tillgång till de servrar som meddelandet passerar innan det når mottagaren, oavsett om de befinner sig i Sverige eller i andra länder. E-post som skickas utan kryptering kan därför liknas vid ett vykort.

 

Vid utlämnande per e-post använder sig IVO av en teknisk lösning som innebär att meddelandet skickas via en förbindelse skyddad med SSL-kryptering. Som mottagare behöver du inte ha ett speciellt operativsystem eller program för att kunna motta meddelanden.

 

Tänk på:
Meddelandet kan öppnas och svaras på från länken som finns i meddelandet. Observera att meddelandet måste öppnas inom 60 dagar. Om du inte har öppnat meddelandet inom 60 dagar raderas det.

 

Av säkerhetsskäl är läsningen begränsad och när du öppnat meddelandet kan det läsas i högst 30 dagar. Om du vill läsa meddelandet därefter måste du antingen skriva ut eller spara meddelandet på din dator inom de 30 dagarna.

 

Det går inte att läsa e-posten från flera enheter, t ex kan du inte både öppna det via din mobil och dator. Den enhet du väljer måste också ha pdf-läsare.

 

Avgifter

Handling som lämnas ut per brev eller fax

När det gäller papperskopior är IVO skyldig att ta betalt i enlighet med vad som regleras i Avgiftsförordningen. Så här mycket kostar kopiorna:

1-9 sidor: Ingen kostnad.
Den tionde sidan: 50 kronor.
Varje sida därutöver: 2 kronor.

Om handlingarna skickas via post och brevet väger mer än 50 gram tillkommer portokostnad.

Glöm inte ange fakturaadress!

 

Handling som skickas med e-post

Det finns enligt TF ingen skyldighet för en myndighet att lämna ut handlingar i annan form än som papperskopior. IVO strävar ändå efter att lämna ut handlingar per e-post.

 

Vi tar betalt för tidsåtgång för att ta fram och distribuera allmänna handlingar elektroniskt. När du begär ut allmänna handlingar ska de först sekretessgranskas, den delen av hanteringen är inte avgiftsbelagd. Enstaka handlingar kan lämnas ut kostnadsfritt via e-post.

Enstaka handlingar som tar upp till en halvtimme att söka fram, distribueras utan kostnad. Vid större beställningar där arbetsinsatsen tar längre tid än en halvtimme tar vi ut en avgift per påbörjad halvtimme.

Den första halvtimmen är fri, men från och med andra halvtimmen utgår en timkostnad på 500 kronor/timme. Då räknas inte tid för sekretessgranskning med i timkostnaden. Timpriset baseras på tidsåtgång för framtagande och utskick av handlingar enligt följande modell:

 

Exklusive moms

Inklusive moms

Begäran om utlämnande av allmänna handlingar < 31 minuter

0kr  

Begäran om utlämnande av allmänna handlingar > 31 minuter

250kr 312,50kr

Begäran om utlämnande av allmänna handlingar > 61 minuter

500kr 625kr

Begäran om utlämnande av allmänna handlingar > 91 minuter

750kr 937,50kr

Begäran om utlämnande av allmänna handlingar > 121 minuter

1000kr 1250kr

osv.

 

CD/DVD som lämnas ut per post eller per brev

Samma principer tillämpas som vid utlämnande av allmänna handlingar per e-post. Vid leverans per brev tillkommer portokostnader. Kostnad för skivan tillkommer med 10 kronor.

 

Det går enklare och fortare för dig att få ut handlingarna om du skickar en e-post till IVO. Om utlämnandet ska faktureras behöver du ange faktureringsadress.

 

Begära registerutdrag

Enligt artikel 15 i dataskyddsförordningen (2016/679) – även kallad GDPR – har du som enskild person rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig behandlas hos IVO och i så fall få tillgång till personuppgifterna.

IVO kommer att förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior får IVO ta ut en avgift på grundval av de administrativa kostnaderna.

Om begäran görs i elektronisk form och du inte förekommer i IVO:s register kommer svaret att tillhandahållas i ett elektroniskt format.

Du kan endast begära utdrag om dig själv. Du har även rätt att få oriktiga uppgifter korrigerade eller raderade* och begära begränsning av behandlingen. Detta framgår av artikel 16-18 i dataskyddsförordningen.

För att beställa ett registerutdrag kan du använda blanketten Förfrågan om personuppgiftsbehandling (pdf, nytt fönster).

Skicka in din begäran till:

Inspektionen för vård och omsorg
Box 45184
104 30 Stockholm

eller

registrator.vss@ivo.se med ”Registerutdrag” som rubrik.

Registerutdraget skickas sedan i brev till din folkbokföringsadress.

*Radering gäller inte uppgifter i allmänna handlingar, om behandlingen är nödvändig för arkivändamål och radering skulle försvåra eller omöjliggöra arkivering. Du har därför inte rätt att få personuppgifter i allmänna handlingar raderade.