Hur IVO behandlar personuppgifter
Klagomål, tips och andra meddelanden som skickas in till IVO blir som huvudregel allmänna handlingar.
Utgångspunkten är att IVO ska bevara allmänna handlingar. Personuppgifter som finns i sådana handlingarna kommer alltså som regel att finnas kvar och bevaras i arkiv. I vissa fall får allmänna handlingar gallras (det vill säga raderas) men då krävs att det finns stöd för det i lag eller annan författning eller i beslut från Riksarkivet. Det medför också att gallringstiden kan variera beroende av vilken typ av handling det är.
Som statlig myndighet är utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen att myndigheten ska bevara allmänna handlingar. IVO följer dessa regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för. Handlingar som inte är att ses som allmänna är exempelvis utkast till beslut och minnesanteckningar som inte har arkiverats. När ett ärende har slutbehandlats görs en bedömning av vad som enligt arkivlagstiftningen ska bevaras i ärendet. Handlingar som innehåller personuppgifter och som inte ska bevaras raderas eller rensas på personuppgifter.
Behandlingen av personuppgifter som krävs för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar och som sker med stöd av GDPR är nödvändig av hänsyn till ett allmänt intresse. Krav på hantering av allmänna handlingar finns framförallt i offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen.
IVO ansvarar för tillsyn och tillståndsprövning inom hälso- och sjukvårdsområdet och annan jämförlig verksamhet, socialtjänst och verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Myndigheten ansvarar också prövning av enskildas klagomål enligt patientsäkerhetslagen. Det medför i regel att myndigheten behandlar känsliga personuppgifter. Dessa uppgifter behandlas för att kunna handlägga ärenden och för att IVO ska kunna genomföra sitt ansvar att planera och genomföra tillsyn med utgångspunkt i egna riskanalyser.
Behandlingen sker som ett led i IVO:s myndighetsutövning samt att den är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.
De medarbetare på IVO som kommer att ta del av uppgifterna behöver det för att utföra sina arbetsuppgifter.
Förutom de utlämnanden av personuppgifter som IVO gör till följd av offentlighetsprincipen använder sig IVO i vissa fall av personuppgiftsbiträden. De personuppgiftsbiträden som anlitas får endast behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som IVO har lämnat för behandlingen. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får aldrig ta del av fler uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med IVO omfattar. När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal. IVO använder personuppgiftsbiträden i samband med att myndigheten köper olika typer av tjänster från externa leverantörer.
Så här behandlar IVO personuppgifter
IVO behandlar uppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att det är nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
IVO behandlar uppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en ansökan, andra berörda i ansökan samt för att handlägga ärendet. IVO behandlar även personuppgifter för att kunna planera och genomföra tillsyn med utgångspunkt i egna riskanalyser och för att kunna göra årliga sammanställningar. Behandlingen är ett led i IVO:s myndighetsutövning och är nödvändig utifrån ett viktigt allmänt intresse.
IVO behandlar uppgifter om utsedd kontaktperson för tillsynsobjekt och uppgifter för de personer som är föremål för tillsyn. Dessutom behandlar IVO personuppgifter om patienter och brukare som har varit i kontakt med verksamheter eller personer som är föremål för tillsyn samt deras anhöriga. IVO behandlar också personuppgifter om personer som har intervjuats eller svarat på IVO:s enkäter samt andra personer som tillsynen har kontaktat.
De uppgifter som IVO behandlar är namn, kontaktuppgifter, personnummer, uppgifter om hälsa (till exempel patientjournaler), uppgifter om sociala insatser, ekonomiska uppgifter, uppgifter om brott samt synpunkter avseende verksamheter och personer som är föremål för tillsyn.
Uppgifterna används för att kommunicera med tillsynsobjektet och utreda ärendet. IVO behandlar även personuppgifter för att IVO ska kunna genomföra sitt ansvar för att planera och genomföra tillsyn med utgångspunkt i egna riskanalyser samt för att utgöra underlag för årliga sammanställningar.
Behandlingen är nödvändig som ett led i IVO:s myndighetsutövning och för ett viktigt allmänt intresse. Det är också nödvändigt för förvaltningen av hälso- och sjukvårdsinsatser, omsorg inom socialtjänsten och deras system.
IVO behandlar personuppgifter för att handlägga ansökningar om tillstånd. Uppgifterna som skickas till IVO kommer att ingå i IVO:s ärendehanteringssystem.
Inom ramen för prövningen av tillstånd för att bedriva socialtjänstverksamheter granskar IVO lämpligheten av det företag som söker tillstånd och av de personer som på ett eller annat sätt har ett direkt inflytande över verksamheten.
IVO behandlar även personuppgifter för att kunna planera och genomföra tillsyn med utgångspunkt i egna riskanalyser och för att kunna göra årliga sammanställningar.
Behandlingen är nödvändig som ett led i IVO:s myndighetsutövning.
IVO behöver personuppgifter för att handlägga anmälningar. Uppgifterna som skickas in kommer ingå i IVO:s ärendehanteringssystem och register.
IVO behandlar även personuppgifter för att kunna planera och genomföra tillsyn med utgångspunkt i egna riskanalyser och för att kunna göra årliga sammanställningar.
Behandlingen är ett led i IVO:s myndighetsutövning och för att IVO ska kunna fullgöra uppgifter av allmänt intresse.
IVO behandlar uppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en ansökan, andra berörda i ansökan samt för att handlägga ärendet. IVO behandlar även personuppgifter för att kunna planera och genomföra tillsyn med utgångspunkt i egna riskanalyser och för att kunna göra årliga sammanställningar.
Behandlingen sker som ett led i IVO:s myndighetsutövning och är nödvändig ur ett viktigt allmänt intresse.
IVO behandlar personuppgifter för att kommunicera med vård- och omsorgsgivare och för att handlägga ärenden. IVO behandlar även personuppgifter för att kunna planera och genomföra tillsyn med utgångspunkt i egna riskanalyser samt för att göra underlag för årliga sammanställningar.
Behandlingen sker som ett led i IVO:s myndighetsutövning och är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
IVO behandlar personuppgifter för att säkerställa en korrekt identifiering av personer som loggar in i IVO:s registertjänst. De uppgifter som IVO behandlar är kontaktuppgifter till de som är behöriga att logga in i tjänsten samt deras personnummer. Behandlingen av dessa personuppgifter är nödvändig som en del av IVO:s myndighetsutövning. IVO lagrar den enskildes personuppgifter under den tiden som den enskilde har behörighet att logga in i registertjänsten. IVO sparar loggar i registertjänsten för att spåra användningen av tjänsten.
IVO behandlar personuppgifter i sina register. Personuppgifterna som behandlas är bland annat namn på verksamhetsansvarig, föreståndare eller anmälningsansvarig samt deras kontaktuppgifter. Uppgifterna kommer från verksamheters anmälningar till registret och ansökningar om tillstånd. IVO:s behandling av dessa uppgifter är nödvändig för att uppfylla IVO:s skyldighet att föra dessa register.
Uppgifterna utgör underlag för IVO:s tillsynsverksamhet och är därför även nödvändiga som en del av IVO:s myndighetsutövning. I vissa fall har IVO även en skyldighet att publicera vissa uppgifter som registreras. Att IVO har en skyldighet att behandla dessa uppgifter framgår av lag.
IVO behandlar personuppgifter i samband med publiceringen av uppgifter om HVB och stödboenden på IVO:s webbsida. De uppgifterna som IVO behandlar är e-postadress och telefonnummer som organisationerna har uppgett som kontaktuppgifter till verksamheterna.
Syftet med behandlingen är att ge information om HVB och stödboenden till allmänheten och organisationerna som bedriver dem. Den rättsliga grunden för IVO:s behandling av personuppgifter är att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
IVO behandlar uppgifter i samband med anmälan av leverantör av samhällsviktiga tjänster. IVO behandlar även personuppgifter för att IVO ska kunna planera och genomföra tillsyn med utgångspunkt i egna riskanalyser samt för att göra underlag för årliga sammanställningar.
Behandlingen sker som ett led i IVO:s myndighetsutövning.
IVO behandlar kontaktuppgifter till omsorgsgivaren. IVO behandlar även personuppgifter för kommunernas rapportör, omsorgstagaren och i förekommande fall även för tredje person. IVO behandlar personuppgifter också för att kunna planera och genomföra tillsyn med utgångspunkt i egna riskanalyser samt för att göra underlag för årliga sammanställningar.
Behandlingen sker som ett led i IVO:s myndighetsutövning och behandlingen är nödvändig för ett viktigt allmänt intresse.
IVO behandlar kontaktuppgifter till den person som är kontaktperson för samverkansärendet. Behandlingen sker för att den är nödvändig för att uppfylla uppgift av allmänt intresse.
IVO behandlar personuppgifter i samband med anmälan till myndighetens konferenser och andra större arrangemang. Behandlingen sker för att administrera anmälan och för att följa upp myndighetens arrangemang. Den rättsliga grunden för administrationen av anmälan är att den är nödvändig för att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan.
Behandlingen av personuppgifter i samband med uppföljningen sker för att den är nödvändig för att uppfylla en uppgift av allmänt intresse.
IVO behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om arbete skickas in till IVO. Personuppgifterna behandlas för att IVO ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten.
Behandlingen för tillsättning av tjänsten är nödvändig som ett led i IVO:s myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en nödvändig uppgift av allmänt intresse.
IVO behandlar personuppgifter i samband med att årssammanställningar och övrigt analysarbete sker. Personuppgifterna behandlas för att IVO ska kunna samla in fakta för erforderliga analyser avseende såväl riskanalyser för att identifiera lämpliga tillsynsobjekt samt i samband med sammanställningar av iakttagelser från tillsyner.
IVO kan komma att behandla personuppgifter i form av kontaktuppgifter för att genomföra undersökningar. Inkomna svar kan komma att utgöra allmänna handlingar hos IVO. Mer information finns i avsnittet om personuppgifter i allmänna handlingar.
Behandlingen sker för att den är nödvändig för att uppfylla uppgift av allmänt intresse.